Ob fokussierter Anwenderkreis oder breite Bürgerbeteiligung – wir von polidia sind darauf spezialisiert, zeitgemäße, transparente und ansprechende Dialoge zu gestalten.
Wir stehen für nutzerzentrierte und effektive Beteiligungsprozesse, aus denen tragfähige und belastbare Ergebnisse entstehen. Dazu haben wir für Sie stets die passenden Werkzeuge und Formate parat – online sowie analog.
Obwohl wir (fast!) alle Leitfäden, Handbücher und Toolkits kennen, sind wir der Ansicht, dass der Kern jedes Beteiligungsverfahrens die Menschen sind, die sich beteiligen sollen. So individuell wie diese sind, konzipieren wir Ihr Verfahren.
Gemeinsam gestalten wir eine Lösung, fangen wir an!

Dienstleistungen

Wissen, Vertrauen und Akzeptanz wachsen dort, wo Menschen aufeinandertreffen und miteinander reden. Das ist eine Basis, auf der Probleme gelöst werden und Innovationen entstehen können. Diesem Credo folgend, gliedern sich die polidia Beratungs- und Serviceleistungen für Bürgerbeteiligung in vier Phasen:

Analyse

Ein erfolgreiches Projekt oder Beteiligungsverfahren braucht einen klaren Fokuspunkt und Handlungsoptionen. Deshalb analysieren wir bei polidia u.a. Prozesse, Ausgangssituationen, Zielgruppen und deren Bedarfe oder auch Software. Dabei entstehen sehr unterschiedliche und immer sinnstiftende Produkte, wie z.B. Studien, Berichte oder Anforderungskataloge, die anschlussfähig zur Konzeption von Beteiligungsverfahren oder -tools genutzt werden können.

Verfahrenskonzeption und Prozesssteuerung

Werden Menschen beteiligt, gibt es in der Regel eine konkrete Frage, ein zu lösendes Problem oder ein zu gestaltendes Thema. Wir konzipieren ziel- und ergebnisorientiert in einem räumlich sowie zeitlich sinnvollen Kontext, welche Zielgruppen und prozessrelevanten Akteure über verschiedene analoge und webbasierte Formate eingebunden werden sollten. Zu Beginn unserer Arbeit stellen wir unseren Auftraggebern dazu detektivisch viele Fragen, um die Sinnhaftigkeit und das Gelingen eines Beteiligungsverfahrens sicher zu stellen. Ausgehend davon planen und koordinieren wir die ineinandergreifenden Phasen und Bausteine eines Beteiligungsverfahrens.

 

P.S. Am liebsten arbeiten wir nach dem Ansatz des Public Service Designs. Das ist Design Thinking – gemeint sind menschzentrierte Lösungs- und Gestaltungsprozesse – für den Öffentlichen Sektor. Ausgehend von Anforderungsanalyse und Zielgruppenerkundung, werden die konkreten Bedarfe ermittelt, Zielstellungen definiert und bestenfalls Ideen, Lösungen und Konzepte gemeinsam mit allen Anspruchsgruppen entwickelt. So entstehen relevante Projekte und Ergebnisse, die machbar, gewünscht und gemeinwohlfördernd sind.

Umsetzung

Kommunikationsplanung und -beratung

Jede Zielgruppe ist anders und jedes Thema bietet unterschiedliche Zugänge. Diese aufeinander abzustimmen ist entscheidend für die qualitativen und quantitativen Ergebnisse eines Beteiligungsverfahrens. Deshalb fokussieren wir stets die relevanten Zielgruppen und planen die passenden Ansprache-Möglichkeiten so, dass sich die richtigen Teilnehmenden in einer Veranstaltung oder online zur Beteiligung einfinden. Unsere Kreativität hat hier keine Grenzen und kein soziales Medium, kein Briefkasten oder Stadtteil ist vor unseren Informationen und Aufrufen sicher.

Veranstaltungsorganisation und -durchführung

Abhängig von der Zielgruppe sowie der Zielstellung und den Rahmenbedingungen eines Vorhabens realisieren wir passende Veranstaltungsformate. Diese reichen von der klassischen Informationsveranstaltung, über Fokusgruppen und Zukunftswerkstätten bis hin zum Open-Space. Dafür finden wir immer genau die richtigen Orte und schaffen ein Programm, das sich an den Energiekurven der Teilnehmenden orientiert. Auf diese Weise kommen Gruppen gut ins gemeinsame Arbeiten und sorgen für anschlussfähige Ergebnisse.

Moderation und Mediation

In jedem Kopf stecken tausend Ideen und in jedem Bauch genauso viele Gefühle. Wir kennen das von uns selbst und aus zahlreichen Beteiligungserfahrungen. Wir gehen kompetent damit um, wenn unterschiedliche Meinungen und Einstellungen aufeinandertreffen. Bei uns ist jedes Gespräch und jeder große Austausch sicher. Unsere Moderatoren sind charmante Rahmengeber und Kommunikationsregler sowie versierte Fragensteller und Zuhörer.

Sollten aber Konflikte ein konstruktives Arbeiten oder kreative Prozesse verhindern, begleitet polidia die Lösungsfindung und Vermittlung zwischen den Konfliktparteien im Rahmen einer Mediation.

Dokumentation und Auswertung

Es ist ein Geschenk, viele Ideen und Hinweise zum Gestalten, Verbessern und Schaffen zu erhalten. Umso wichtiger ist es, all diese Ideen so festzuhalten und aufzubereiten, dass sie nachvollziehbar und nutzbar sind. Deshalb dokumentieren wir jeden Post-It und zählen jede Stimme. Dennoch schaffen wir eine relevante Gesamtschau zu Beteiligungsergebnissen, mit der in politischen Entscheidungsprozessen oder in Umsetzungsprojekten weitergearbeitet wird. Denn die potenziellen Ergebnisformen und -strukturen werden bei uns von Beginn eines Beteiligungsverfahrens mitgedacht.

Die Module der DIALOG BOX

Mit unserer eigenentwickelten Plattform, der DIALOG BOX, stellen wir Ihnen eine sichere, zuverlässige und schnelle Infrastruktur zur Realisierung Ihres Beteiligungsprojektes zur Verfügung. Dabei müssen Sie kein IT-Experte sein. Bei allen technischen Fragen ist ein*e Mitarbeiter*in stets nur einen Anruf weit weg.Unser -Ansatz bietet Ihnen dabei viele Vorteile, u.a.:

  • Transparente IT-Kosten statt teurer und langwieriger Eigenentwicklung
    Schnelle Einsatzbereitschaft binnen weniger Werktage
    Höchster Sicherheitsstandard durch optimalen Schutz Ihrer Daten im -zertifizierten Rechenzentrum der ]init[ AG
  • Responsiv, barrierearm, mehrsprachig und angereichert mit der Erfahrung aus über 70 Beteiligungsprojekten.
  • Kontinuierlich kostenfreie Updates durch gemeinsame agile Weiterentwicklung in Zusammenarbeit mit unserem Anwenderrat

So vielfältig wie Ihre Beteiligungsvorhaben sind auch die Einsatzmöglichkeiten unserer Module. Eine individuell gestaltbare Startseite sowie zahlreiche Informationsmodule (z.B. Zeitstrahl, Videogalerie) stehen Ihnen für einzelne Beteiligungsverfahren oder für eine ganze Beteiligungsplattform zur Verfügung. Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch gerne bei redaktionellen Arbeiten.

Ideenbasierte Dialoge

Unsere ideenbasierten Dialogangebote sind optimal geeignet, die Schwarmintelligenz der Öffentlichkeit in verwertbare Ergebnisse zu verwandeln. Sei es für einen Bürgerhaushalt, für Ideen zur Verbesserung im Quartier oder einem ganzjährigen Ideenmanagement – mit unseren Open Innovation-Lösungen ermitteln Sie komfortabel die Wünsche und Vorschläge Ihrer Nutzer*innen.

Vorhabenliste

Nur wer umfassend informiert ist, kann sich auch beteiligen. Lassen Sie Ihre Zielgruppe wissen, welche städtischen Vorhaben Sie geplant haben –frühzeitig und stets aktuell. Mit übersichtlichen Steckbriefen zu Projekten oder Vorhaben erzeugen Sie größtmögliche Transparenz. Auch nach Kriterien, die beispielsweise in einem Leitlinienprozess zur Bürgerbeteiligung erarbeitet wurden, kann hier gesucht werden.

Crowdmapping

Wo in der Stadt ist das stärkste Aufkommen von Verkehrslärm? Wo mangelt es an öffentlichen Toiletten? Mit unseren kartenbasierten Lösungen können Bürgerinnen und Bürger Ideen oder spezifische Problemlagen einbringen. Durch optionale Standorterfassung sind unsere Crowdmapping-Module auch für den Einsatz auf mobilen Geräten bestens geeignet. Mit der automatischen Heatmap identifizieren Sie Beteiligungsschwerpunkte auf einen Blick.

Kollaboratives Texten

Sie wollen kollaborativ an einer Gesetzesnovelle, dem Klimaschutzkonzept für Ihr Bundesland oder der Digitalstrategie Ihres Hauses arbeiten? Für solche Fälle haben wir unser textbasiertes Dialoginstrument konzipiert. Strukturieren Sie Ihre Dokumente in einzelne Kapitel und Abschnitte. Geben Sie diese für Ihre Nutzer*innen zur Kommentierung und Bewertung frei und bereiten im Hintergrund bereits im laufenden Prozess die Auswertung des Dialogs vor.

Survey Tools

1,2 oder 3 – das ist hier die Frage. Für eine möglichst breite Beteiligung ist es sinnvoll, den Einstieg so niedrigschwellig wie möglich zu gestalten. Ob visuelle Abstimmungsvarianten oder umfassende Fragebögen, ob mit verpflichtender Registrierung oder frei zugänglich. Mithilfe unserer Survey Tools bieten sich Ihnen vielfältige Möglichkeiten, Einstellungen und Stimmungsbilder Ihrer Zielgruppe zu ermitteln.

Bürgersprechstunde

Vor-Ort Sprechstunden des Oberbürgermeisters oder einer Fachverwaltung sind gut und wichtig. Jedoch harmonieren die Zeiten oftmals nicht mit den Arbeitszeiten eines Großteils der Bevölkerung. Nutzen Sie die Bürgersprechstunde und ermöglichen den Menschen, sich zeit- und ortsunabhängig zu beteiligen. Alternativ binden Sie durch das Modul nicht anwesende Interessierte virtuell in eine Vor-Ort Veranstaltung ein.

Event-Tool

Die besten Beteiligungsverfahren sind ein guter Mix aus Online und Offline-Formaten. Um das zu erreichen, gibt Ihnen das Event-Tool die Möglichkeit, Veranstaltungen zu bewerben und zu dokumentieren. Zudem macht das integrierte Einladungsmanagement zusätzliche Software und zu pflegende Einladungslisten überflüssig. Teilnehmende einer Veranstaltung können sich hierüber ganz einfach anmelden. Die Online-Beteiligung ist dann nur einen Klick entfernt.

Mängelmelder

Bei kaputter Fahrbahn, wildem Sperrmüll oder defekter Straßenlaternen. Mit dem Mängelmelder der DIALOG BOX können sich Bürgerinnen und Bürger unkompliziert an der Instandhaltung ihrer Stadt beteiligen. Durch Standortermittlung und Responsive Design wird lediglich ein Smartphone benötigt, um schnell und einfach auf Missstände hinzuweisen. Mithilfe der hinterlegten Verständigungsmechanismen im Modul kommt jeder Mangel dorthin, wo er auch behoben werden kann.

Blog

Geben Sie Bürgerinnen und Bürgern Hintergrundinfos zum Beteiligungsverfahren mit Expertenbeiträgen, Gast-Interviews oder kreativem Storytelling. Bieten Sie Ihrer Zielgruppe die nötige Vielfalt an Blickwinkeln und Einsichten in spannende Entwicklungen. Die optionale Kommentarfunktion bietet Ihren Nutzer*innen zusätzlich die Möglichkeit, die angebotenen Inhalte zu diskutieren und inhaltlich zu ergänzen.

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