Digital im Dialog – Veranstaltungen jetzt nur noch digital?

Frau fotografiert Post-Its

Gegenwärtig erreichen uns verschiedenste Anfragen nach digitalen Alternativen für geplante Veranstaltungen – sei es der 3-stündige Workshop mit zehn Teilnehmenden oder die Großveranstaltung mit 250 Bürgerinnen und Bürgern.

Als digitale Partizipationsexpert*innen zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Ihren Arbeitsalltag und Beteiligungsprozess aufrecht zu halten und Dialog zu ermöglichen. Dabei blicken wir nicht nur auf unsere eigenen Instrumente (die DIALOG BOX und die dazugehörige App), sondern liefern auch einen Überblick über etablierte Werkzeuge anderer Anbieter im Netz.

Fokus Großveranstaltungen und mehrstufige Prozesse – die Herausforderung
Ihr Beteiligungsprozess ist kompakt konzipiert und beginnt mit einer Großveranstaltung – vielleicht haben Sie auch per Zufallsauswahl Teilnehmende ausgewählt. Der Auftakt soll fulminant sein, anschließende Workshops in kleineren Gruppen kreativ und einladend. Wie lassen sich die Formate im digitalen Raum neu denken – einzeln oder je nach Bedarf sinnvoll kombiniert?

Unsere digitalen Ansätze

Virtuelles Meeting als digitaler Auftakt
Ihr Prozess startet weiterhin fulminant. Über ein etabliertes Videokonferenz-Tool wie Zoom erreichen Sie viele Teilnehmende, die die einführende Präsentation per Video verfolgen. Wer sich hierzu trotz Privacy Shield Akkreditierung nicht bei einem US-Anbieter einloggen möchte, verfolgt das Video live auf Ihrer Dialogwebsite: Die realisieren wir binnen zwei Werktagen mit unserer in Berlin programmierten und gehosteten DIALOG BOX – DSGVO-konform und mit integriertem Livestream.

So können die Teilnehmenden wahlweise über die Funktionen von Zoom oder über die Q&A-Tools direkt am Livestream auf der Website ihre Fragen stellen. Je nach Zielsetzung der Veranstaltung können auch foliengestützte Präsentationen und weitere Interaktionsmöglichkeiten (wie Kurzumfragen oder Stimmungsabfragen) niedrigschwellig über mentimeter eingebunden werden.

Auch Vorträge von Fachreferent*innen zeigen wir über die genannten Instrumente – ohne, dass sie dafür am gleichen Ort sein müssen. Die Aufnahme-Funktionen ermöglichen uns dabei auch eine langfristige Dokumentation, sodass Interessierte auch zu einem späteren Zeitpunkt in den Prozess einsteigen können.

Als erfahrene Prozessgestalter*innen beraten wir Sie gerne bei der richtigen Auswahl an Instrumenten und unterstützen Sie als Moderator*innen bei der schnellen Steuerung und Beantwortung der eingehenden Fragen.

In Kleingruppen Ideen sammeln
Ob mit Auftakt oder ohne: Irgendwann wollen Sie Ideen sammeln. Sie haben Ihre Handlungsfelder und Themen, die Teilnehmenden ihr Erfahrungswissen und einen Haufen Vorschläge. In Zoom können Sie die Teilnehmenden nach dem Auftakt in Gruppen teilen (sogenannte Break-Out-Sessions). Unser erfahrenes Team moderiert die Gruppen und/oder unterstützt in der Dokumentation der Ergebnisse.

Wenn die Kleingruppen Arbeitsinstrumente aus dem Public Service Design benötigen, bieten sich ergänzend oder unabhängig Plattformen wie Mural oder Conceptboard (deutscher Anbieter) an. So können die Teilnehmenden virtuell unter anderem Post-Its „kleben“ und Bewertungen vornehmen. Zusätzlich zur Unterstützung in Moderation und Dokumentation beraten wir Sie gerne bei der Auswahl der richtigen Instrumente passend zu Ihrer Fragestellung im Dialog.

Ideen generieren und diskutieren
Je nach Prozess geht es parallel, anschließend oder unabhängig der Workshop-Phase mit den digitalen Werkzeugen der DIALOG BOX in die weitere Beteiligung. In einem offenen Format bringen die Teilnehmenden ihre Ideen über niedrigschwellige Ideenformulare ein. Über Kommentar- und Bewertungsfunktionen entsteht ein Diskurs. Bei Bedarf schalten Sie zusätzlich Umfragen oder Priorisierungen mit unseren Survey-Tools, um Interessierte niedrigschwellig einzubinden. Das Vorgehen haben wir vielfach erprobt: Zum Beispiel im Rahmen der Digitalstrategie-Entwicklung in Freiburg oder geolokalisiert im Masterplan Stadtbezirke in Mönchengladbach.

Bereits gesammelte Thesen und Ideen oder strategische Fragen aus den Kleingruppen können ebenfalls digital für Feedback geöffnet werden. Wie das digital aussieht, können Sie sich im Online-Dialog zur Zukunft der Mobilität im Bayerischen Wald ansehen.

Quelle: https://www.mobilitaetneudenken.de/bayerischerwald/de/flexPrjList/53186

 

Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der passenden Formate, außerdem übernehmen wir den redaktionellen Aufbau der Plattform und bei Wunsch die Moderation der Beiträge.

Die Diskussion am Laufen halten
Im virtuellen Raum ist es wichtig, den Kontakt zu Teilnehmenden zu halten. Bieten Sie regelmäßige Q&A-Runden an, in denen das Moderator*innen-Team Fragen zum Prozess beantworten kann. Nutzen Sie hierfür die integrierten Werkzeuge der DIALOG BOX oder erneut eine Videokonferenz.

Eine aktive Moderation und direkte Ansprache der Teilnehmenden bringt diese immer wieder zurück in den Diskurs. Verknüpfen Sie dabei thematische Stränge, stellen Sie aktivierende Rückfragen und zeigen Sie Präsenz im Dialog. Gerne beraten oder unterstützen wir Sie dabei. Technisch erleichtert unsere Plattform darüber hinaus den Wiedereinstieg, in dem Teilnehmende Reaktionen auf ihre Kommentare abonnieren können.

Ergebnisse sichern
Auch um den gesammelten Input effizient auszuwerten, unterstützt die DIALOG BOX: Mit dem Auswertungs-Werkzeug können Sie Ideen und Kommentare direkt auf der Plattform qualifizieren. Aggregieren Sie Ideen zu handfesten Ergebnissen, reduzieren Sie Dubletten und geben Sie den Teilnehmenden individuelle und öffentlich sichtbare Rückmeldungen für Ihre erfolgreiche Mitarbeit. Der Austausch untereinander funktioniert per Videokonferenz, die Dateneingabe erfolgt am Tool.

 Gute Ideen, aber nicht 100% Ihr Bedarf?
Kein Problem. Die Formate sind auch einzeln nutzbar oder bei Bedarf anderweitig kombinierbar. Lassen Sie uns gemeinsam eine Lösung gestalten!

Wir freuen uns über Ihre E-Mail an info@polidia.de oder direkt einen Anruf unter +49 30 97006-355.


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